Сопроводительное письмо - это деловой документ, который поясняет содержание прилагаемых материалов и устанавливает контекст их предоставления. Оно служит связующим звеном между отправителем и получателем документации.
Содержание
1. Основное назначение сопроводительного письма
- Идентификация отправителя - четкое указание кто направляет документы
- Пояснение цели - объяснение причины отправки материалов
- Структурирование информации - перечень прилагаемых документов
- Обеспечение обратной связи - указание контактов для ответа
2. Когда требуется сопроводительное письмо
| Ситуация | Пример |
| Деловая переписка | Отправка коммерческого предложения |
| Официальные запросы | Подача документов в госорганы |
| Трудоустройство | Отправка резюме работодателю |
| Ответ на запрос | Предоставление затребованной информации |
3. Структура сопроводительного письма
- Шапка с реквизитами организации
- Дата и исходящий номер
- Обращение к адресату
- Основной текст с пояснением цели
- Перечень приложений
- Контактные данные отправителя
- Подпись ответственного лица
Рекомендации по составлению
- Используйте официально-деловой стиль изложения
- Соблюдайте лаконичность (1 страница максимум)
- Нумеруйте прилагаемые документы
- Указывайте конкретные сроки при необходимости
- Проверяйте орфографию и фактические данные
Электронные сопроводительные письма
При отправке документов по электронной почте сопроводительное письмо размещается в теле письма. Важно указать в теме письма его назначение (например: "Сопроводительное письмо к коммерческому предложению"). Вложения следует назвать информативно, чтобы получатель мог легко идентифицировать каждый документ.
